SolwareX
Neem contact op
Alle cases
Case · Webapplicatie

P.H. Portaal

Live

Een backoffice-dashboard en een medewerkershub voor een Nederlands schoonmaakbedrijf, één systeem achter één login. Kantoor bereidt opdrachten voor en rondt werkbonnen af, medewerkers klokken in, pakken opdrachten op en dienen werkbonnen in vanaf hun telefoon.

Neem contact op
P.H. Portaal, Backoffice-dashboard + medewerkershub voor een schoonmaakbedrijfP.H. Portaal, Backoffice-dashboard + medewerkershub voor een schoonmaakbedrijf
De medewerkershub op een telefoon: ingeklokt bij een klant, een opdracht met route en een werkbon in conceptDe medewerkershub op een telefoon: ingeklokt bij een klant, een opdracht met route en een werkbon in concept
Een kanban-takenbord voor kantoor, met prioriteiten, deadlines en checklistsEen kanban-takenbord voor kantoor, met prioriteiten, deadlines en checklists
Een ingediende werkbon in de backoffice, met status, PO-nummer en de opdrachtbon waar hij bij hoortEen ingediende werkbon in de backoffice, met status, PO-nummer en de opdrachtbon waar hij bij hoort
Het urenoverzicht: wie er nu is ingeklokt, de bedrijfsregels en elke geklokte sessieHet urenoverzicht: wie er nu is ingeklokt, de bedrijfsregels en elke geklokte sessie
Klant
P.H. Schoonmaak
Jaar
2026
Diensten
Webapplicaties
Status
Live
portalen achter één login
2
van eerste versie tot het complete systeem
3 weken
naar een kant-en-klaar loonrapport
1 klik

De uitdaging

P.H. Schoonmaak is een Nederlands schoonmaakbedrijf met ploegen die op klantlocaties door de hele regio werken. De administratie was gegroeid zoals dat bij de meeste groeiende bedrijven gaat. Uren werden geklokt in een losse, betaalde app en elke maand met de hand overgenomen in een Excel-sheet voor het salarisbureau. Opdrachten en werkbonnen zaten op papier of in losse berichtjes, en to-do's van kantoor gingen via e-mail en WhatsApp. Bij elke overdracht tussen kantoor en het veld konden uren, details of facturen tussen wal en schip raken.

Wat we bouwden

Niet één app, maar twee portalen op één systeem, in de eigen huisstijl van het bedrijf. Kantoor werkt in een backoffice-dashboard op een laptop, en medewerkers in het veld gebruiken een medewerkershub op hun telefoon, geïnstalleerd zoals elke andere app. Iedereen logt in op hetzelfde adres en komt op basis van zijn rol vanzelf in het juiste portaal.

Backoffice-dashboardVoor kantoor en management, op een laptop

Waar werk wordt voorbereid, gevolgd en afgerond. Het overzicht laat per onderdeel zien wat vandaag aandacht nodig heeft.

  • Opdrachtbonnen voor een medewerker, met klant, adres, wat er moet gebeuren, een geplande tijd en het PO-nummer van de klant
  • Werkbonnen controleren, op PO opgevraagd of gefactureerd zetten en downloaden als PDF in huisstijl
  • Kanban-takenborden per afdeling of project
  • Uren, correcties, verlof, feestdagen en het maandoverzicht voor de loonadministratie
  • Medewerkers, klanten en rollen met 14 permissies, beheerd door de eigenaar
MedewerkershubVoor medewerkers in het veld, op hun telefoon

Alles wat een medewerker op locatie nodig heeft, één tik verwijderd, in een app die op het beginscherm staat.

  • In- en uitklokken, gecontroleerd op de locatie van de klant waar de rol dat vraagt
  • Opdrachten die voor je klaarstaan, met een route naar het adres
  • Werkbonnen met uren, foto's, materialen en de handtekening van de klant
  • Je eigen werkbonnen en uren per dag en week, met correctieaanvragen
  • Handleidingen voor het werk, ter plekke te lezen en te downloaden

Eén systeem: wat kantoor voorbereidt, verschijnt in de hub, en wat medewerkers indienen, komt in de backoffice terecht.

Zo gaat een opdracht tussen de twee portalen

Het hart van het systeem is de overdracht tussen kantoor en het veld. Een opdracht gaat nooit meer via e-mail of WhatsApp.

  1. 1
    Backoffice

    Kantoor bereidt een opdracht voor

    Een nieuwe opdrachtbon met de klant, het adres, de contactpersoon, wat er moet gebeuren, een geplande tijd en, als de klant ermee werkt, een PO-nummer. Hij wordt toegewezen aan één medewerker.

  2. 2
    Medewerkershub

    De medewerker ziet hem klaarstaan

    De opdracht verschijnt in zijn hub, met een teller op het beginscherm. Eén tik toont het adres met route, de contactpersoon en de geplande tijd.

  3. 3
    Medewerkershub

    Hij pakt hem op en doet het werk

    Opdracht afronden opent een werkbon die al is ingevuld met alles wat kantoor invoerde. De medewerker vult uren per persoon, foto's, materialen en, als de klant dat wil, een handtekening op het scherm aan.

  4. 4
    Medewerkershub

    De werkbon wordt ingediend

    Concepten worden tijdens het typen bewaard. Bij indienen staat de opdracht vanzelf op afgerond en komt de werkbon in de backoffice binnen.

  5. 5
    Backoffice

    Kantoor rondt hem af

    Kantoor controleert de uren, zet de werkbon op PO opgevraagd zolang het PO-nummer van de klant nog komt, daarna op factuur verstuurd met het factuurnummer, en downloadt een PDF in huisstijl voor de klant.

Statussen houden beide kanten gelijk. Kantoor ziet altijd welke opdrachten nog te doen zijn, in concept staan of afgerond zijn, en welke werkbonnen wachten op verwerking, op een PO of op een factuur.

Takenborden per afdeling

Kantoorwerk dat vroeger via e-mail en WhatsApp ging, staat nu op kanban-borden, één per afdeling of project. Taken gaan door te slepen van Te doen naar Mee bezig naar Afgerond. Elke kaart kan een prioriteit hebben met een gekleurde streep voor alles met spoed, een aftelling naar de deadline, checklists, foto's en een koppeling met de klant. Iedereen kan een taak met één tik oppakken, zodat altijd duidelijk is wie ermee bezig is, en een privékolom bewaart notities uit een overleg tot ze klaar zijn om te delen.

Uren en loonadministratie zonder spreadsheets

Inklokken op locatieMedewerkers klokken in en uit op hun telefoon. Afhankelijk van hun rol controleert de app of ze echt bij de klant zijn, en alleen op dat moment, nooit tussendoor.
Pauzes en lange diensten geregeldPauzes gaan er automatisch af volgens een regel die het bedrijf afstemt op de cao, en een vergeten uitklok wordt na 14 uur afgesloten en gemarkeerd.
Correcties met een spoorMedewerkers vragen een correctie aan met een reden, kantoor handelt hem af, en bij elke handmatige wijziging staat vast wie hem deed en waarom.
Loonadministratie in één klikContracturen, feestdagen, verlof, ziekte, pauzes en overuren worden een maandrapport voor het salarisbureau. Regels worden per maand bewaard, dus een verstuurd rapport verandert nooit meer.

Gebouwd voor het hele team

Rond die onderdelen zit wat een team elke dag nodig heeft: handleidingen die in het portaal zelf geschreven worden, met een PDF per handleiding, een klantenlijst waarin elk adres automatisch wordt opgezocht via PDOK, de openbare adresdienst van de Nederlandse overheid, en rollen die de eigenaar beheert zonder een ontwikkelaar te bellen. Wordt iemand gedeactiveerd, dan is hij overal tegelijk uitgelogd. Het hele portaal is meertalig, zodat elke medewerker het kan gebruiken in de taal die hij het best leest.

Het resultaat

De eerste versie stond binnen enkele dagen live op het eigen domein van het bedrijf. Drie weken later deden de backoffice en de medewerkershub opdrachten, werkbonnen, takenborden, inklokken, loonadministratie en handleidingen, en vervingen ze een betaalde klokapp, een maandelijkse spreadsheetroutine en een stroom losse berichtjes. SolwareX ontwikkelt het door terwijl het bedrijf groeit, en dat is het soort software dat we het liefst bouwen: gemaakt voor één bedrijf, met een portaal voor elk deel van het team, en elke werkdag in gebruik.

Iets in deze richting nodig?

Vertel ons over je project en je krijgt binnen 24-48 uur antwoord, met een vaste prijs na een korte intake.

Neem contact op
Volgende case
HyblanceHyblanceWebapplicatieHyblanceHybride werken plannen voor groeiende bedrijven